Tips voor het samenstellen van de gastenlijst 

Er bestaat vaak verwarring omtrent de gastenlijst. Welke mensen moeten een uitnodiging ontvangen? Is het acceptabel om kinderen niet uit te nodigen? Kun je last-minute gasten toevoegen als anderen zich hebben afgemeld? Lees hier de antwoorden.

Wie moet je uitnodigen?

Net zoals bij alle andere beslissingen die je neemt voor jullie huwelijksplanning: luister naar jullie gevoel en wensen. Willen jullie een intiem feest? Nodig dan alleen degenen uit die het meest dichtbij jullie staan. De keuze voor de locatie hangt af van wie jullie allemaal willen uitnodigen en vooral, hoeveel gasten jullie willen uitnodigen. Ga daarom direct aan de slag met de gastenlijst, zodat jullie doelgericht kunnen zoeken naar een trouwlocatie.

Foto: Foto Sierra

Foto: Leonardo Miranda

Is het acceptabel om kinderen uit te sluiten?

Het is leuk om kinderen op jullie bruiloft te hebben, maar er zijn ook goede redenen te bedenken voor een kindervrije bruiloft.

Hebben jullie zelf kinderen of zijn er veel kinderen in jullie directe omgeving? Denk er dan aan om hun een kleine rol te geven, zoals het overhandigen van de ringen of het strooien van bloemblaadjes. Jullie kunnen ook een professionele kinderoppas regelen om de zorg voor de kleintjes uit handen te nemen. Je hoeft natuurlijk niet kinderen voor de hele dag uit te nodigen, misschien is alleen de ceremonie al voldoende. Als jullie kinderen willen weigeren op de bruiloft, is het belangrijk om dit van tevoren met de ouders te bespreken. Dan kunnen zij niet verrast worden door de uitnodiging.

Hoe bereken ik het juiste aantal gasten?

Het aantal gasten dat jullie kunnen uitnodigen, hangt af van verschillende dingen. Bijvoorbeeld, wat is de capaciteit van de trouwlocatie? Hoeveel gasten passen er in de zaal met de gewenste tafelopstelling? Wat is jullie budget? Zodra je antwoorden hebt, kun je een offerte aanvragen bij de trouwlocatie om de kosten per persoon te bepalen. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de kosten.

Is het noodzakelijk om iedereen voor de hele dag uit te nodigen?

Het is heel normaal bij een bruiloft om een verschil te maken tussen gasten overdag en ’s avonds. Gasten overdag zijn welkom bij alle activiteiten, van ontvangst en ceremonie tot diner en feest. Avondgasten nodigen jullie alleen uit voor het feest. Bovendien kun je sommige gasten ook alleen voor de receptie uitnodigen, dit is perfect voor zakelijke contacten, collega’s of teamleden. Maak in de uitnodiging helder voor welk deel van de bruiloft iemand is uitgenodigd.

Hoe ga je om met collega’s?

Het is lastig om te bedenken of je die ene collega nou wel of niet moet uitnodigen. Was je zelf uitgenodigd op de bruiloft van een bepaalde collega? Of merk je dat ze graag zou willen komen? Maar ben je niet van plan deze collega uit te nodigen? Probeer dit dan op een tactvolle manier uit te leggen, zonder iemand te kwetsen.

Heb je een goede band met je collega’s? Dan kun je ze gerust uitnodigen voor het feest.

Mag iedereen zomaar een +1 meenemen?

Er wordt vaak verwacht dat gasten hun partner mogen meenemen. Houd hier rekening mee en bespreek vooraf met de gasten of dit wel of niet de bedoeling is. Tip: schrijf de namen van de genodigden op de envelop, zodat duidelijk is voor wie de uitnodiging bedoeld is. Als ze wel een +1 mogen meenemen, laat deze ruimte dan leeg op de antwoordkaart.

Welke gegevens moet ik bijhouden op de gastenlijst?

Zet de gastenlijst in Excel en noteer daarbij ook de adressen. Dit is handig voor het verzenden van de uitnodigingen. Houd ook bij wie heeft bevestigd te komen en wie heeft afgezegd. Zo hebben jullie een duidelijk overzicht van het aantal gasten dat jullie kunnen verwachten. Je moet namelijk enkele weken voor de grote dag, aan de locatie doorgeven hoeveel gasten er komen. Zij houden hier rekening mee met bijvoorbeeld de inkoop en het klaarzetten van de stoelen. Ook is het nuttig om bij te houden of iemand allergieën of intoleranties heeft en of er kinderen komen. Dan kun je kinderstoelen en een kindertafel regelen. Blijven je gasten overnachten op de locatie? Dan is het wellicht handig om te noteren in welke kamer zij verblijven.

Twijfels over de gastenlijst, wat nu?

Bij het opstellen van de gastenlijst kom je ongetwijfeld mensen tegen waarbij je twijfelt. Goede kennissen, verre vrienden, de buren van je ouders, enzovoorts. Moet je deze mensen uitnodigen? Dat is volledig aan jou! Een goede optie is om een reservegastenlijst te maken. Als er dan iemand afzegt, kun je mensen van de reservegastenlijst uitnodigen. Communiceer dit uiteraard niet met de gasten, niemand wil als tweede keus worden beschouwd. Als er mensen zijn die verwachten een uitnodiging te ontvangen maar deze niet krijgen, zullen ze teleurgesteld zijn. Voorkom dit door vooraf met hen te praten over jullie wensen en de redenen voor het wel of niet uitnodigen. De kans dat men dit begrijpt én respecteert, is dan veel groter.

Als twee families elkaar voor het eerst gaan ontmoeten, kan dat spannend zijn. Soms is het zelfs een echte uitdaging, bijvoorbeeld bij taalbarrières of cultuurverschillen. Onze tip: denk hier goed over na tijdens het samenstellen van de gastenlijst en het indelen van de tafels.

Foto: Jakob Owens

Foto: Jonathan Borba

Hoe bepaal je of je iemand wel of niet uitnodigt?

Wel uitnodigen:

X De bruiloft voelt niet compleet zonder hem of haar.

X Deze persoon is van grote betekenis voor jou.

X Je wilt graag speciale momenten met hem of haar delen.

X Jullie zijn beste maatjes.

Niet uitnodigen:

X Een ander dringt aan dat je hem of haar uitnodigt.

X Het is een familielid.

X Jullie zijn werkcollega’s.

X Je bent naar zijn of haar bruiloft geweest.

X De persoon zal zich beledigd voelen als je het niet doet.

X Het is sociaal verwacht.

X Jullie waren in het verleden vrienden.

Meer lezen over het plannen van jullie bruiloft?: 6 bruidsparen over het plannen van hun bruiloft